La dynamique neurophysiologique de compréhension de chaque message est très complexe. De cette complexité, les trois phases de base flottent le haut de la page que vous chercherez à se familiariser avec. Je tiens à étiqueter ces: (1) la phase de l'association, (2) la phase de connexion et (3) la phase de réaction. Laissez-nous regarder chacun d'eux et découvrez comment l'écrivain et le lecteur peuvent assumer un rôle plus actif.
Dans la Phase de l'Association, les mots de l'expéditeur sont lues et convertis en une image dans l'esprit du lecteur, idéalement, il devrait être la même image, que l'écrivain a statué dans son esprit. Parfois, les mots de l'écrivain n'ont pas suffisamment d'informations et le destinataire ne peut pas saisir l'image. Le nombre de mots n'a rien à voir avec la création d'une image. J'ai lu les courriels longs qui dansent autour de toute possibilité de créer une image, même si le destinataire pourrait lire entre les lignes.
La première question je demande moi-même lorsque la réception d'un courriel est: "est ce qu'ils disent me donner suffisamment de renseignements, donc je peux forment une image claire? » Si non, demander, "Am I dans un espace ouvert au moment de traduire cette image ? Parfois, lorsque pressés par le temps ou il y a trop de pensées tourbillonnant dans ma tête, l'espace n'est pas disponible. Ce n'est pas dans l'espace de droite, je déplacer le courriel vers un sous-dossier "à lire plus tard" et un suivi temps de relire.
Plus tard, après son retour et dans un bon espace de relire et de l'image est toujours pas apparaissant, envoyer un courriel en réponse à l'expéditeur demandant pour plus de clarté. Ma langue va généralement quelque chose comme ceci : "Je vous remercie pour votre adresse de courriel. J'ai lu il plusieurs fois et il ne semble pas prête pour former une image claire de ce que vous demandez. Pourrait vous veuillez demander encore une fois d'une manière différente pour que je puisse le donner mon toute l'attention et le respect qu'elle mérite? »
Si le courriel couvre plusieurs sujets qui sont source de confusion mélangés, j'inclurai également certaines langues supplémentaires comme ceci: « quand j'écris des emails avec divers sujets, je trouve bénéfique pour créer des titres de sujet distinct qui mettent l'accent sur ce qui vient prochain. Pourrait éventuellement faire ici pour ajouter à la clarté? »
C'est la responsabilité de l'expéditeur pour convertir leur image en mots. Elles devraient avoir les mots justes que le lecteur peut transformer dans la même image donnée. Ne prenez pas sur la responsabilité de l'écrivain, ou make hypothèses, elle seulement mène à un manque de communication. Si vous le faites, l'image qu'ils forment des vous serez au large de la conformité et négatif.
La Phase de connexion. Lors de l'écriture de votre réponse, vous voudrez vous assurer que le lecteur reçoit une image claire de ce que vous envoyez ainsi.
Cela signifie que vos mots doivent correspondre à l'image de retour que vous souhaitez transmettre. Si le sujet est sujet de pommes, vous ne voulez pas ajouter une orange au milieu de l'image d'apple. Correspondre les pommes avec des pommes tout d'abord parce que qui réagissait à l'image d'origine.
Si vous devez ajouter une orange pour le soutien de la rubrique, placer les informations après la discussion d'apple pour ne pas déformer l'image d'origine. Cela permet au récepteur de digérer la pomme et leur dit alors qu'une autre image est sur le point de. Leur esprit préparera l'espace pour la nouvelle image. Lorsqu'elle propose l'orange, leur dire de l'objet de l'orange et pourquoi vous ajoutez l'image. De cette façon le lecteur sait comment ouvrir un nouveau fichier.
Une autre question, j'aime à me demander, après avoir écrit et avant de l'envoyer, celle que vous aimerez utiliser, « le lecteur sera en mesure de déposer l'image j'envoie dans le même dossier, avec qu'ils ont commencé? »
Notre cerveau du fichier d'informations comme si nous étions larguer des fichiers de manière classeur.
Au lieu de simplement dire le lecteur, montrer le lecteur l'image et quel dossier à rentrer leur image. Le lecteur attend cette réponse. S'ils ne reçoivent pas elle, ils demandent quoi faire avec l'image, il ne correspond pas à n'importe quel fichier dans leur cabinet. Cela se sépare de leur accent, ralentit leur
connexion, ou peuvent même arrêter la connexion dans sa totalité.
Je suis certain que vous avez vos propres phrases de transition rubrique préférée ; Voici sept de mes propres. Lorsque vous donnez ces phrases de transition, une ligne de leur propre, cerveau du séquestre n'agit pas rapidement de noter qu'une orange s'en vient.
1. Permettez-moi de deviner de quoi vous pouvez être pensé.
2. Comme impair (rare) telle qu'elle peut sembler...
3. Je ne suis pas du tout surpris.
4. Il y a une histoire qui va avec cela, et j'aurai pour cela dans le paragraphe suivant.
5. Voyons voir si je peux faire cela un peu plus facile.
6. Son difficile à croire, mais...
7. En d'autres termes,...
La Phase de réaction. Écrire une réponse de courriel n'est pas le même que parlant à cette personne. Vous n'avez la rétroaction immédiate de leur langage corporel, leur silence, pas ou Hein, lorsqu'il n'est pas clairement. Connexion via email avec ses laps de temps entraîne également des difficultés. Vous rencontrez la même chose lorsque vous appelez, laissant une boîte vocale, et le parti retourne votre appel jours plus tard. Si vous ne d'État dans la boîte vocale sur ce que vous appelez ou si la personne n'est pas reformuler le but lorsqu'ils appellent retour, votre esprit prend moments vous cherchez le fichier et le classeur approprié. Parfois, je reçois une réponse en retour de plusieurs semaines plus tard et le courriel original, que j'ai écrit n'est pas inclus. Alors je dois arrêter de penser ou même chasser pour le courriel original ; un processus de beaucoup de temps.
Il m'est préférable de commencer une réponse de retour avec un paragraphe « c'est là où nous avons laissé ». Ne supposez pas que le lecteur détient toujours l'image précédente dans leur esprit. Ils ne. Plusieurs images est venu et est allé pendant que l'espace et le courriel précédent est assis dans leur boîte de réception, dossier du fichier ou du cabinet ou pire rejetée en raison de l'absence de connexion, afin de poursuivre leurs processus.
Il est important de relire le courriel avant de heurter les envoyer. Pas seulement pour la grammaire ou d'orthographe mais de voir que vous transmettez l'image de droite. C'est le temps de se demander, « transmettait l'image appropriée avec une connexion de dossier du fichier? » Si oui, puis coup « envoyer ».
(c) Copyright 2005, Catherine Franz. Tous droits réservés.
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